Update Data Protection - Videokonferenz-Tools

Nach wie vor arbeiten viele von uns aus dem Homeoffice und nutzen dazu diverse Videokonferenz-Tools. Die Auswahl im Netz ist riesig und viele Tools lassen sich ohne großen Aufwand kostenfrei herunterladen oder schlicht als Browser-Applikation nutzen. Doch bekanntlich ist nichts im Leben tatsächlich „umsonst“, daher zahlt man für frei verfügbare Tools meistens einen hohen Preis, nämlich die mehr oder weniger massive Nutzung von (personenbezogenen) Daten durch den Anbieter.

Daher sind bei MX lediglich folgende Videokonferenz-Tools vorgesehen:

  • MS Teams

  • GoTo Meeting

  • WebEx

Frei zugängliche Tools, wie insbesondere Zoom, bergen erhebliche IT-Sicherheits- und Datenschutzlücken, weshalb sie nicht für die Kommunikation bei MX zugelassen sind und mithin auch nicht genutzt werden dürfen.

Bei sämtlichen in der BA MX freigegebenen Tools gilt, dass diese ausschließlich für den Austausch und die Speicherung von Informationen der Vertraulichkeitsstufen "öffentlich" und "intern" zu nutzen sind. Für sensible Daten der Stufe "vertraulich" oder höher nutzen Sie bitte die offiziellen Tools, wie Cryptshare, iDGARD oder Brainloop.

Vorsicht bei der Chatfunktion von Teams:

Sicher sind die meisten von Ihnen bereits mit der Chatfunktion von MS Teams vertraut, durch welche es möglich ist, sich einfach und schnell im Kollegenkreis auszutauschen. Der Teufel steckt hierbei allerdings im Detail. Während bei vergleichbaren Tools, wie z.B. GoTo Meeting, der Chatverlauf nach Beendigung eines Meetings gelöscht wird, bleibt dieser bei MS Teams mit allen Teilnehmern erhalten und kann in der Chathistorie zudem noch fortgesetzt werden.

Wer nun nicht genau hinschaut, kann leicht die falsche Chatgruppe erwischen und plötzlich Informationen an die falschen internen und ggf. auch externen Empfänger preisgeben.

Schlimmstenfalls kommt es dadurch sogar zu Datenschutzverstößen oder zur Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen. Ob man sich in einer Chatgruppe befindet erkennt man in einem Teams-Chat an dem kleinen Personensymbol in der Ecke rechts oben. Befindet sich neben diesem eine Zahlenangabe (z.B. "+4"), weiß man, dass mehrere Personen mitlesen. Bei Linksklick auf das Symbol öffnet sich die gesamte Liste der Teilnehmer.